Sous l'autorité du Directeur du Patrimoine Immobilier, l'assistant(e), dans le respect des procédures internes et de l'organisation, contribue au bon fonctionnement de la direction, en assurant les missions principales d'assistanat de direction.

Dans le cadre de vos missions, vous réalisez les activités principales suivantes :

-  Suivre les projets et activités de la Direction,

-  Assurer l'accueil téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer,

-  Gérer l'agenda de la directrice, planifier, préparer et organiser des réunions,

-  Répartir le courrier arrivé de la Direction, suivre les réponses apportées, assurer et suivre la mise en signature,

-  Assurer les envois et gérer d'autres types de documents : préparation et diffusion de notes, de comptes rendus, de dossiers, etc.,

-  Réaliser, rédiger et mettre en forme des travaux bureautiques pour le service (notes, courriers, diaporamas, etc.),

-  Formaliser des supports participant à la tenue d'indicateurs d'activités de la Direction,

-  Préparer les dossiers de réunions internes à la DPI ou en transversalité avec les autres directions ou avec partenaires externes et rédiger les comptes rendus correspondants,

-  Gérer les relations, les réunions internes et externes en prenant en charge leur organisation matérielle et/ou en y assistant,

-  Superviser l'établissement du planning des congés de l'ensemble de la DPI,

Assurer le classement et archivage des dossiers de la Direction.

Expérience souhaitée sur un poste similaire

Une expérience en collectivité territoriale ou dans le secteur public est fortement appréciée

Discrétion, neutralité et devoir de réserve,

Capacité à atteindre les objectifs fixés et à mettre en action les idées retenues,

Capacité à prendre des initiatives dans le champ d’intervention et à en rendre compte,

Capacité d’adaptation,

Capacité à travailler en transversalité,

Qualités de rigueur et d’organisation,

Qualité relationnelle et diplomatie,

Sens aigu de l’organisation et des priorités, gestion de l’urgence, réactivité.

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,

Maîtrise du cadre réglementaire et administratif public,

Connaître et appliquer les méthodes en usage dans la collectivité : chartes, procédures, formulaires,

Très bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers,

Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques,

Maîtriser les techniques de secrétariat : téléphone, agenda, interface interne et externe, classement,

Orienter la demande, traiter et relayer l’information,

Planifier et anticiper la préparation des dossiers selon les échéances et les priorités,

Assurer des permanences téléphoniques et assurer la continuité de service au moment des congés avec les autres assistantes de la Direction,

Responsable archive pour toute la direction.

La DPI est une direction « ressources », au service des autres Directions du Conseil régional en charge du déploiement des politiques publiques : Direction des lycées, de l’apprentissage, de l’emploi et de la formation professionnelle, de l’enseignement supérieur et de la recherche, de l’action économique de l’innovation et de l’international, de la culture et des sports…